27. Mai 2016

Let´s get organized #01 – 10 Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement



Tipps erfolgreiches Zeitmanagement
Hallo mein Lieben,

heute starte ich eine neue Reihe auf meinem Blog, die sich mit den Themen Organisation und Zeitmanagement beschäftigt. Die meisten Tipps habe ich mir über die Jahre nach und nach angeeignet. Nun möchte ich hier einen Platz schaffen, an dem ich meine Erfahrungen, Tipps und Wissenswertes sammle und auch du davon profitieren kannst.

Zum Einstieg in das Thema habe ich zunächst ein paar grundsätzliche Tipps zusammengestellt, die dir bestimmt weiterhelfen, wenn du damit anfangen willst, deine Zeit besser zu nutzen und organisierter zu sein.

1. Termine notieren
Der erste Schritt, um besser organisiert zu sein, ist eigentlich selbsterklärend: was wir uns aufgeschrieben haben, vergessen wir auch nicht so schnell. Aber es ist nicht nur wichtig, sich einen Termin irgendwo auf einem Notizzettel aufzuschreiben. Die Zettel häufen sich mit der Zeit an und liegen an unterschiedlichen Plätzen, z.B. in der Tasche, am PC oder im Portemonnaie herum und werden so bis zu besagtem Datum doch wieder vergessen.
Darum werden die Termine am besten in einem Kalender festgehalten. Ob sich die Terminplanung für dich besser Online über Smartphone und Laptop verwalten lässt oder es mit einem klassischen Terminplaner aus Papier besser funktioniert, musst du für dich selbst herausfinden. Ich persönlich benutze am liebsten meinen Ringbuchkalender, hier habe ich alles auf Papier festgehalten und behalte den Überblick.

2. To-Do Listen erstellen
Wer seinen kompletten Tagesablauf selbst organisieren muss, wird es kennen: Wir nehmen uns an einem Tag viele Dinge vor, erledigen einen großen Teil und was nicht geschafft wird, wird eben verschoben. Das Problem dabei ist jedoch, dass meistens die unliebsamen Aufgaben aufgeschoben werden und man irgendwann unter Zeitdruck gerät. Für mich ist das perfekte Mittel um dem entgegenzuwirken tägliche To-Do-Listen zu erstellen. Hier sehe ich schwarz auf weiß, was alles noch ansteht und es wird mir schnell bewusst, wenn ich eine Aufgabe schon tagelang verschiebe.
Das Abhaken ist der zweite positive Effekt von To-Do-Listen. Wir belohnen uns selbst, indem wir uns für erledigte Aufgaben Häkchen geben. Das sorgt für Erfolgserlebnisse und neue Motivation, gleich das nächste Häkchen zu verdienen.

3. Ziele festhalten
Da wären wir auch schon beim nächsten Punkt: eigene Ziele und Wünsche für die Zukunft festhalten. Es bringt nichts, immer nur von seinen Wünschen zu träumen, sich ein anderes, besseres Leben vorzustellen und sich über die derzeitigen Umstände zu ärgern. Der erste Schritt zur Veränderung ist immer das Aufschreiben. Werde dir über deine Wünsche und Ziele klar und formuliere diese zu ganzen Sätzen aus. Oft vergessen wir im hektischen Alltag, was uns eigentlich wichtig ist.

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4. Deadlines setzen
Ein weiterer Punkt, der sicher nicht zu den einfachen Aufgaben gehört, ist, sich selbst Deadlines zu setzen. Für manche Aufgaben bekommen wir Deadlines von außen vorgegeben: Die Hausarbeit muss bis zu einem festgesetzten Termin fertig sein, ein Text muss pünktlich abgeliefert werden und so weiter. Das kennt jeder, ob man sich nun in einem normalen Job oder Zuhause organisieren muss.
Aber dann gibt es auch noch die Aufgaben, die wir für uns selbst erledigen wollen, weil wir etwas Neues ausprobieren und erreichen möchten. Zu solchen Punkten sind wir nicht gezwungen und es merkt ja auch niemand, wenn man es doch sein lässt. Für ebensolche Punkte, müssen wir lernen, uns selbst eine Frist zu setzten und diese auch einzuhalten – denn von alleine verändert sich nichts.

5. Prioritäten setzten
Meistens ist es nicht möglich, in alle Dinge so viel Zeit zu investieren, wie wir es gerne möchten. Darum ist es wichtig, sich selbst Prioritäten zu setzen, um die eigenen Ziele und Wünsche nicht aus den Augen zu verlieren. Besonders wichtig sind deine Prioritäten, wenn es mal richtig stressig wird, denn hier verlieren wir gerne mal den Überblick und müssen schnell Entscheidungen treffen. Wenn du dir schon vorher darüber im Klaren bist, was du auf keinen Fall vernachlässigen willst und was in hektischen Zeiten eher mal liegen bleiben kann, wird dir die Last, die Entscheidung zu treffen, in der stressigen Situation abgenommen und du musst dir auch im Nachhinein keine Vorwürfe machen.

6. Routinen einführen
Diesen Punkt mag ich besonders, denn eigentlich ist es total simpel, kann einem den Alltag aber tatsächlich bedeutend erleichtern. Wenn man für unliebsame Aufgaben eine Routine einführt, nimmt man sie gar nicht mehr als unangenehm war und sie lassen sich ganz einfach in den Alltag integrieren. So habe ich z.B. jeden Morgen nach dem Aufstehen 10 Minuten für meine Aufräumroutine reserviert. In der Zeit lüfte ich die Wohnung durch, mache das Bett und räume alles auf, was vom Vortag liegen geblieben ist. Bei mir hat es nicht mal 2 Wochen gedauert, bis sich bei dieser Aufgabe eine Routine eingestellt hat und seither läuft der Prozess wie automatisch ab. Dieses Prinzip verwende ich jetzt schon seit ein paar Jahren und kann es wirklich nur weiter empfehlen, denn es lässt sich auf jede Aufgabe, die regelmäßig ansteht, anwenden.

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7. Alles, was weniger als 1 Minute dauert, sofort erledigen
Das bedeutet, wenn ich heim komme, wird die Jacke gleich ordentlich aufgehängt und nicht erst in die Ecke gepfeffert, Dinge, die ich benutzt habe, werden direkt danach wieder aufgeräumt. Eine Minute hat jeder Zeit. So kann man ganz einfach Zeit sparen, indem man gleich Ordnung hält und es gar nicht erst dazu kommt, dass man lange aufräumen muss. Überlege, welche 1-Minuten-Aufgaben bei dir bisher liegen geblieben sind und versuche, diese in Zukunft gleich zu erledigen. So schiebst du die Dinge gar nicht erst lange vor dir her und hast sofort ein Erfolgserlebnis.

8. Nichts unnötig aufschieben
Meistens ist es leichter gesagt als getan und eigentlich können wir den Spruch „was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ gar nicht mehr hören. Doch oft steckt in diesen Sprichwörtern und Redensarten die Wahrheit. Wie oft habe ich schon gedacht, für eine Aufgabe am nächsten Tag noch genug Zeit zu haben und dann kamen weitere dringende Dinge dazwischen und auf einen ruhigen Nachmittag folgte ein absolut stressiger Tag. Darum gilt bei mir schon seit langem die Regel, nichts mehr aufzuschieben, solange sich noch Zeit dafür findet.

9. Effektiv arbeiten, effektiv Pausen machen
Soll heißen: während der Arbeit nicht ablenken lassen! Und sind wir mal ganz ehrlich, das ist heutzutage gar nicht so einfach. Ständig liegt das Smartphone vor uns oder wir arbeiten am PC und haben das Internet zum Greifen nah. Dadurch ist das Ablenkungsrisiko enorm hoch. Und wenn wir es schon schaffen, nicht lustige Tiervideos an unsere Freunde zu verschicken, hängen wir bei Facebook oder Instagram fest. Ich habe schon einige Artikel zu dem Thema gelesen, die empfehlen, das Handy stumm zu schalten und außer Reichweite zu legen und das Internet am Laptop auszuschalten. Das funktioniert beides bei mir absolut nicht. Das Internet brauche ich zum Recherchieren für Hausarbeiten, aber auch für meinen Job, also ist das keine Lösung. Was mir aber wirklich anfangs geholfen hat, war, mir bewusst zu machen, wie oft ich am Tag abschweife und kleine „Pausen“ mache, die ich nicht mal bewusst registriere. Danach habe ich damit begonnen, dieses Verhalten langsam zu ändern. Um in eine Aufgabe rein zu kommen, wie z.B. einen Text zu schreiben, nehme ich mir vor 30 Minuten strikt und ohne Ablenkung durchzuarbeiten. Danach funktioniert das Schreiben schon wie von alleine. Trotzdem schweift man mit der Zeit ab, doch das muss man sich bewusst machen und dann eben nicht auf die bekannten Seiten verschwinden.
Effektiv zu arbeiten bedeutet auch, effektiv Pausen zu machen, d.h. nicht zwischendurch mal Facebook checken, sondern am Anfang des Tages Pausenzeiten festzulegen und diese auch einzuhalten. Die Pausen sollten dazu genutzt werden, den Kopf frei zu bekommen, d.h. etwas zu essen, kurz an die frische Luft zu gehen und einfach abzuschalten.

Tipps erfolgreiches Zeitmanagement

10. Motivation und Belohnungen
Der letzte Punkt für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist, sich auch mal selbst zu belohnen, um neue Motivation zu schaffen. Nach jedem Tag sollte man sich bewusst machen, was man erreicht hat. Belohne dich nicht nur für große Aufgaben, sondern setze dir kleine Etappenziele. So schafft man es, über einen längeren Zeitraum voll motiviert zu bleiben. Diese „Belohnungen“ müssen auch keinen materiellen Wert haben, sie sollen vor allem neue Energie und Kraft schenken. Eine schöne Zeit mit den Liebsten zu verbringen hat oft eine entspannende Wirkung.

Bonustipp:
Wer nach diesen Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement trotzdem denkt, der Tag hat nicht genug Stunden, sollte sich deutlich machen, dass man nicht immer alles schaffen kann. Darum habe ich für mich die Regel aufgestellt, auf mein Inneres zu hören und mein Gewissen zu befragen. Habe ich morgen ein schlechtes Gewissen, wenn ich diese Aufgabe heute nicht mehr erledige? Wäre mein „Zukunfts-Ich“ sauer auf mich, wenn ich das nicht mehr schaffe? Wenn ich diese Fragen wirklich verneinen kann, ist es auch mal okay, etwas erst am nächsten Tag zu erledigen. Man muss dabei lernen, wirklich auf sich selbst zu hören und sich nichts vorzumachen. Das ist anfangs nicht so leicht, zahlt sich aber am Ende aus.

Welche Zeitmanagement-Tipps funktionieren für dich? Hast du noch weitere Tipps? Dann teile sie gerne in den Kommentaren mit, so können alle davon profitieren.

Welche Themen interessieren dich im Bereich Organisation und Zeitmanagement noch? Ich werde ja mehrere Blogposts zu diesem Thema schreiben und es wäre toll, wenn ich dabei auch auf eure Wünsche eingehen kann.

Liebe Grüße
Caro

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